Durante los primeros meses del año las empresas deben afrontar tediosas obligaciones, como la confección del IVA, el modelo 347, etc., entre todas ellas se encuentra el proceso de legalización de libros contables en el Registro Mercantil. Es una gestión complicada que requiere experiencia y familiarizados con el contenido de los libros, así como de los plazos y de las diferentes formas que existen de presentarlos. Hacerlo mal puede acarrear sanciones para el empresario.

En este post encontrarás información sobre la legalización de los libros contables: qué clases existen, sujetos obligados, forma de presentación y plazos para su legalización en 2023, así como las sanciones por no cumplir con esta obligación. ¿Necesitas ayuda? Nosotros podemos solucionar tus problemas.

¿Qué es la legalización de libros contables?

La legalización de los libros de los empresarios es una obligación formal establecida por distintas disposiciones legales tales como:

• El Reglamento del Registro Mercantil (artículo 329) o;
• La Ley General Tributaria (artículo 29).

¿Qué clases de libros contables debemos legalizar anualmente?

Los libros contables que se tienen que legalizar son los siguientes:

• El Libro Diario, en el que se registran las operaciones relativas a la actividad de la empresa día a día.
• El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.

¿Quiénes están obligados a presentar los libros contables?

Deben legalizar los libros contables:

• Como norma general, todos los empresarios (artículo 25 Código de Comercio);
• os sujetos obligados a inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil (artículo 81 del Reglamento del Registro Mercantil);
• Los sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista;

Forma de presentación de los libros contables y societarios

Tanto los libros contables como los societarios tienen que presentarse de forma telemática para los ejercicios cerrados con posterioridad al 31 de diciembre de 2014 (Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores) en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social del empresario.

Plazos para legalizar los libros contables en 2023

El plazo para legalizar los libros es de 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

¿Cómo queda la presentación de los libros contables en el año 2023?

En el caso de que el cierre del ejercicio social se haga el día 31 de diciembre de 2022 el plazo de legalización empieza el 2 de enero del año siguiente (2023) y finaliza el día 30 de abril de 2023 (como comentamos, cuatro meses posteriores al cierre).

Es importante tener en cuenta que el plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es hasta el 30 de julio de 2023 (un mes después desde su aprobación por la Junta General)

Sanciones y multas por no legalizar los libros contables

En el ámbito mercantil no se ha establecido ninguna sanción directamente por la falta de legalización, pero la Ley General Tributaria establece sanciones por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3, Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150,00 euros.

Además, por inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente, se sanciona con una multa proporcional del 1 por 100 de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados, con un mínimo de 150,00 euros y un máximo de 6.000,00 euros.

Importancia de la legalización de los libros contables en el Registro Mercantil.

Más allá de la obligación que tienen las empresas, el Código de Comercio establece que el valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales.

La comunicación de los libros implica un reconocimiento general, mientras que la exhibición de los libros conlleva un reconocimiento parcial que puede decretarse de oficio o a instancia de parte cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto.

El reconocimiento de los libros se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en el de la persona en que delegue.